1. Peranan Dan Tanggungjawab Pengetua Berkaitan Pengurusan Kewangan Sekolah.
Pengurusan Kewangan dan Akaun di sekolah tidak boleh lari dari Akta Acara Kewangan 1957 yang menjadi asas kepada semua acara kewangan yang sedang berkuatkuasa sekarang ini. "Pegawai Pengawal" adalah dikehendaki mengawal perbelanjaan berkenaan dengan sesuatu perkhidmatan yang diperuntukan dalam Kepala atau Kepala-Kepala Anggaran dibawah kawalannya supaya vot bagi perkhidmatan itu tidak melampau. Oleh itu, pengetua yang bertanggungjawab menguruskan kewangan di peringkat sekolah perlulah memastikan perkara ini dipatuhi. Pengetua boleh dikenakan tindakan "Dihukum Denda" (Surcharge) sekiranya melakukan kesalahan seperti berikut :
1.1. Gagal mengutip hasil atau cukai.
1.1.1. Membuat pembayaran tidak mengikut peraturan.
1.1.2. Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan atau kerosakan harta-harta kerajaan.
1.1.3. Gagal menyimpan kira-kira dan rekod-rekod yang perlu dengan lengkap dan kemas.
1.1.4. Lambat membuat bayaran.
Pengetua bertanggungjawab menentukan segala wang yang patut diterima, mnyimpan selamat wang awam, mengakaunnya dengan betul dan juga apa-apa (butiran) yang tidak betul dalam akuan yang dikemukakan / diberikan untuk semakan. Kewajipan kewangan boleh diwakili dengan syarat ada arahan bertulis, pegawai tidaklah melepaskan diri daripada tanggungjawab amnya. Oleh itu, pengetua perlulah berhati-hati dalam menguruskan Terimaan dan Pungutan, Pembelian Kerajaan, Tatacara Pembayaran, Pesanan dan Pembelian, Pengurusan Buku Tunai / Vot dan Elaun-Elaun Dalam Perkhidmatan.
Omardin Ashaari (1998) menyenaraikan peranan dan tanggungjawab pengetua seperti berikut:
i. Menyediakan anggaran belanjawan sekolah.
ii. Mengurus dan menyempurnakan segala tuntutan perkapita dan lain-lain geran.
iii. Menentukan segala kutipan dilaksanakan dengan sempurna
iv. Merancang dan menguruskan segala bentuk perbelanjaan dan pembayaran yang dilakukan oleh pihak sekolah.
v. Mengurus dan menyelenggarakan buku tunai untuk Akaun Kerajaan, SUWA, Asrama dan Panjar Wang Runcit.
vi. Melakukan dan menyempurnakan segala persediaan yang diperlukan untuk audit akaun sekolah secara teratur dan kemas.
vii. Menjadi Pengerusi Lembaga Tender dan Sebut Harga Sekolah
viii. Menentukan buku stok yang disimpan dan disediakan di sekolah diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini.
1.2. Peruntukan Akta dan Pekeliling berkaitan dengan pengurusan kewangan sekolah.
1.2.1. Akta Pendidikan 1996.
1.2.1.1. Seksyen 130 (2) Menteri boleh membuat peraturan berkenaan (m) penyimpanan buku akaun dan pengauditan akaun institusi pendidikan yang menerima sumbangan.
1.2.2. Akta Acara Kewangan 1957
1.2.2.1. Perkara 18, surcaj boleh dikenakan kepada kaki tangan awam yang:
1.1.2.1.1. Gagal mengutip hasil atau cukai.
1.1.2.1.1.1. Membuat bayaran tidak mengikut peraturan
1.1.2.1.1.2. Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan atau kerosakan harta benda kerajaan
1.1.2.1.1.3. Gagal menyimpan kira-kira dan rekod yang perlu dengan lengkap dan kemas.
1.1.2.1.1.4. Lambat membuat bayaran
1.3 Peraturan Akaun & Audit 1962
Pihak sekolah dikehendaki menyimpan akaun-akaun dan rekod-rekod lain yang berkaitan dengannya dengan sempurna serta menyediakan dan mengemukakan satu penyata akaun tentang tahun kewangan yang baru berlalu kepada pihak audit tidak lewat dari 31 Mac tiap-tiap tahun.
1.4 Surat Pekeliling Kewangan.
Bil. 4/88 menyatakan, walau bagaimanapun pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata kewangan tahunan sekolah pada atau sebelum 28/29 Februari kepada pihak audit supaya pihak sekolah mempunyai tempoh sebulan sehingga 31 Mac untuk membuat pembetulan pada penyata tersebut.
1.5 Arahan Perbendaharaan(AP).
1.5.1. Perkara 60, Resit rasmi mestilah dikeluarkan sebagai akaun terima wang yang dibayar kepada seseorang pegawai awam. Ianya perlu dikeluarkan pada masa urusan dibuat
1.5.2. Perkara 61, Orang awam hendaklah diberitahu bahawa mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar.
1.5.3. Perkara 62, Meminda sesuatu resit adalah dilarang
1.5.4. Perkara 68, Semua stok resit apabila tidak digunakan hendaklah disimpan ditempat yang dikunci dengan selamat.
1.5.5. Perkara 70, Resit mestilah ditandatangani dengan berkarbon oleh pegawai yang menerima wang itu tetapi mesti ditulis oleh seorang pegawai lain.
1.5.6. Perkara 97(a), Semua bayaran kecuali yang dibuat daripada wang runcit danbayaran bagi gaji dan elaun dan rekupan panjar wang runcit, hendaklah dibuat dengan menggunakan cek yang berpalang
1.5.7. Perkara 99, Semua baucer hendaklah disokong dengan butir-butir penuh.
1.5.8. Perkara 140A, Pegawai Perakaunan tidak boleh membuka dalam mana-mana bank apa-apa akaun awam tanpa kebenaran bertulis dari pihak berkuasa kewangan negeri .
1.5.9. Perkara 142, Tiap-tiap catatan dalam buku akaun hendaklah disokong dengan sesuatu baucer, penyata pemungut atau waran peruntukan yang dibenarkan dengan sepatutnya
1.5.10. Perkara 144, Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuiat mengikut susunan urusan berlaku.
1.5.11. Perkara 146, Pada hujung tiap-tiap bulan, Buku Tunai hendaklah disesuaikan dengan penyata bank dan satu penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan
1.5.12. Perkara 176 (b), Semua pembelian hendaklah dibuat dengan menggunakan pesanan tempatan kecuali yang dibayar melalui panjar wang runcit.
1.5.13. Lain-lain AP yang perlu dipatuhi adalah seperti lampiran Arahan Perbendaharaan.
1.6 Borang-Borang Kewangan
Bagi tujuan pembayaran atau melakukan perubahan gaji dan sebagainya, borang-borang tertentu digunakan. Setiap borang bagi maksud tertentu memerlukan pengesahan daripada pengetua atau wakilnya. Antara borang-borang tersebut ialah :
1.6.1 Baucar Jernal (BJ) Kew 306-Pin 1/92.
Baucar Jernal digunakan untuk melakukan perubahan terhadap gaji yang tersalah kod objeknya. Borang ini digunakan untuk mengembalikan atau membetulkan perubahan kepada yang sepatutnya. Contohnya, pembetulan pendapatan pegawai kerana tersalah perkiraan dalam mendapat elaun wilayah (BIW)
1.6.2 Borang Kawalan Kelompok (BKK) Kew 302A – Pin 1/92.
Borang Kawalan Kelompok digunakan untuk mengelompokkan baucar bayaran kepada satu kumpulan baucar bayaran yang sama jenis.
1.6.3 Baucar Bayaran (Perihal Cek Berganda) Kew 304A- Pin 1/92.
Baucar Bayaran (Perihal Cek Berganda) digunakan untuk mengeluarkan cek-cek kepada penerima yang dikehendaki berdasarkan kelulusan yang diperolehi seperti elaun waden asrama, elaun guru sandaran atau sebagainya
1.6.4 Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew 8- Pin 10/96)
Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang Pegawai digunakan untuk memaklumkan kepada JAN tentang perubahan gaji seseorang pegawai. Perubahan yang dilakukan adalah tetap seperti kenaikan gaji dan dikepilkan dengan surat kuasa.
1.6.5 Borang Perubahan Gaji (BPG) Kew 320.
Borang Perubahan Gaji digunakan di dalam melaksanakan perubahan gaji pegawai-pegawai. Biasanya borang ini akan dikepilkan bersama kew 8 pin 10/96.
1.6.6 Baucar Bayaran (Kew 304-Pin 1/92)
1.6.6.1 Baucar Bayaran merupakan borang terpenting yan digunakan di dalam melakukan pembayaran kepada pembekal, orang perseorangan ataupun sebagainya. Contoh penggunaannya boleh diperhatikan dalam semua lampiran berhubung dengan pembayaran.
1.6.6.1 Borang Baucar Berasingan / Penyelarasan (Kew 321)
1.6.6.1 Borang Baucar Berasingan / Penyelarasan pula digunakan bagi tujuan untuk memaklumkan kepada JAN tentang gaji semasa seseorang pegawai iaitu gaji, elaun-elaun dan potongan tetap yang dilakukan oleh seseorang pegawai. Biasanya kew 321 ini hanya digunakan pada awal perkhidmatan seseorang guru sahaja.
1.6.7 Sijil Gaji Akhir (SGA) R28
1.6.7.1. Sijil Gaji Akhir pula digunakan apabila berlaku perpindahan guru dari satu-satu pusat pembayar (JAN). Sijil ini perlu diperolehi setelah diluluskan oleh JAN dan diserahkan kepada pusat pembayar yang baru. Tanpa sijil ini gaji seseorang pegawai tidak dapat dibayar oleh pusat pembayar yang baru.
1.6.8 Pesanan Kerajaan (LPO) Am 75-Pin 5/81
1.6.8.1. Pesanan Kerajaan mempunyai 4 salinan yang digunakan bagi maksud membuat pesanan dan bukti pembayaran. Tanpa borang ini, pesanan dan pembayaran tidak dapat dilakukan oleh JAN. Contoh borang ini digunakan boleh didapati dalam lampiran 16.
2. BELANJAWAN DAN TERIMAAN
Sekolah mendapat sumber kewangan dari bantuan perkapita dari PTJ Induk dalam beberapa peringkat bergantung kepada sumber kewangan yang diagihkan kepada JPN oleh KPM. Proses Kewangan Sekolah bermula dengan belanjawan yang dilakukan pada bulan Oktober setiap tahun. Belanjawan ini merangkumi semua perkara yang perlu dituntut oleh pihak sekolah kepada Pusat tanggungjawab Induk. Tuntutan ini merangkumi tuntutan menengah termasuk bantuan perkapita dan asrama bagi peruntukan kerajaan.
Selain daripada itu, sekolah ini juga mengutip yuran sekolah yang terdiri daripada beberapa jenis yuran iaitu yuran khas, yuran bangunan dan yuran kertas, yuran majalah, yuran takaful dan derma PIBG.
Semua perkara ini dapat diperhatikan menerangkan Anggaran Perbelanjaan Mengurus bagi aktiviti Pendidikan Menengah (Borang RE/Menengah). Anggaran Perbelanjaan Mengurus bagi aktiviti Asrama (Borang RE/Asrama) seperti dalam lampiran 2. Punca pendapatan bagi akaun sekolah .
2.1. Ahli Jawatankausa Kewangan Sekolah
Sekolah ini mempunyai jawatankuasa kewangan sekolah yang bertanggungjawab dalam pengurusan kewangan sekolah ini. Terdapat tiga objektif utama jawatankuasa ini tentang pengurusan kewangan sekolahnya:
i. Untuk mengadakan kawalan yang ketat ke atas pungutan dan perbelanjaan yang dilakukan oleh sekolah dengan cara teratur supaya tidak berlaku kesilapan dan kehilangan.
ii. Untuk menyenangkan pelaksanaan tugas pengetua terhadap perakaunan kewangan sekolah.
iii. Untuk membolehkan kedudukan sebenar perakaunan dan kewangan sekolah di ketahui pada masa-masa tertentu.
2.1.1 Jawatankuasa ini terdiri daripada :
2.1.1. Pengerusi : Pengetua.
2.1.2. N. Pengerusi : Penolong Kanan Pentadbiran.
2.1.3. Setiausaha : Pembantu Tadbir Kewangan.
2.1.4. Bendahari : Bendahari Dalaman Sekolah.
2.1.5. Ahli-ahli : Penolong Kanan (HEM)
2.1.6. Penyelia Petang.
2.1.7. Ketua Bidang.
2.1.8. Ketua Panitia.
2.2 Tuntutan Mengurus
"Sistem Terimaan" ialah tindakan yang diambil apabila menerima wang dari orang awam manakala "Sistem Pungutan" ialah tindakan yang diambil untuk mendapatkan hasil yang sepatutnya dipungut. Sistem pungutan ialah tindakan yang diambil untuk mendapatkan hasil yang sepatutnya dipungut. Sistem terimaan pula ialah tindakan yang diambil apabila menerima wang dari orang awam. Setiap sekolah perlu ada sistem pungutan dan terimaan yang baik bertujuan untuk menentukan terimaan diakaunkan dan disimpan dengan betul, untuk mengelak kehilangan wang akibat kegagalan memungut, kecuaian, penyelewengan dan kecurian, untuk mengelak surcaj , untuk menentukan tanggungjawab dan akauntabiliti.
Sebagai pengetua, beliau bertanggungjawab untuk memungut semua hasil yang sepatutnya diperolehi. Oleh itu, perkara-perkara berikut perlulah dilakukan semasa penerimaan wang awam seperti :
i. Mengeluarkan surat kuasa untuk menerima wang ( AP 69)
ii. Mengeluarkan notis kepada orang awam untuk meminta resit bagi tujuan pembayaran dan hanya menerima akaun terima pada resit yang bercetak dan bernombor (AP. 61)
iii. Bagi terimaan melalui pos, resit hendaklah dihantar pada hari yang sama.
iv. Catatkan resit dalam daftar kedatangan murid, borang serahan wang, buku tunai dan daftar terimaan wang harian.
v. Bankkan pungutan.
2.2.1 Kumpulan Wang Kerajaan (Menengah)
Kumpulan Wang Kerajaan (menengah) merupakan semua terimaan yang diperoleh daripada bantuan dan pemberian kerajaan dalam bentuk geran. Dalam konteks sekolah ini, ia merupakan bahagian waran yang dikekalkan dalam buku vot. Ianya termasuklah bantuan pendidikan (perkapita) dan bantuan modal . Apa-apa perbelanjaan yang dibuat daripada kumpulan wang ini hendaklah selaras dengan tujuan sesuatu bantuan atau pemberian itu. Pembantu Tadbir sekolah yang menjalankan tugas kewangan berkaitan Akaun. Tuntutan mengurus boleh dipecahkan kepada 2 bahagian iaitu tuntutan untuk menangah dan asrama. Antara tuntutan bagi menengah yang dilakukan seperti gaji, elaun-elaun, KWSP, Imbuhan tahunan, tambang percuma, pengangkutan dan perjalanan, guru-guru tambahan, pengangkutan murid, LPBT, sewaan, penyelenggaraan bangunan, perabot dan kelengkapan, pakaian seragam, letrik dan air, penyelenggaraan kawasan dan kursus motivasi. Tuntutan bagi asrama pula meliputi gaji, elaun-elaun, KWSP, imbuhan tahunan, LPBT asrama, bantuan makanan, elaun waden, penyelenggaraan asrama dan pakaian seragam.
Tuntutan perkapita meliputi tuntutan untuk mata pelajaran dan bukan mata pelajaran. Antara matapelajaran dan bukam matapelajaran yang boleh dituntut berdasarkan perkapita ini ialah :
Sains Sosial dan Bahasa
Pendidikan Jasmani.
Pendidikan Seni.
Sains dan Matematik.
Sains Rumahtangga.
Sains Pertanian.
Perdagangan.
Kemahiran Hidup.
Matapelajaran Teknik.
LPBT / LPK
Perpustakaan.
Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling.
Pusat Sumber Pendidikan
Pembayaran perkapita ini bersandarkan kepada bilangan pelajar dalam sekolah tersebut. Disamping itu, kadarnya adalah berbeza antara menengah rendah dengan menengah atas. Nilai setiap pelajar bagi mata pelajar dan bukan mata pelajaran juga berbeza. Terdapat jadual khas untuk menentukan kadar setiap kategori sama ada bantuan mata pelajaran atau bukan mata pelajaran. Pembayaran peringkat pertama hanya dibayar seperuh sahaja daripada peruntukan sepenuhnya dan bakinya akan dibuat penyelerasan pada bulan Jun tahun berikutnya berdasarkan bilangan pelajar pada masa itu. Semua wang ini dimasukkan ke dalam akaun Buku Vot. Selain daripada bantuan perkapita, sekolah juga mengutip yuran (sukan, perpustakaan, kertas, majalah sekolah, derma, faedah bank dan sebagainya) daripada pelajar. Semua ini terdapat dalam lajer akaun sekolah / dana mission.
Perbelanjaan daripada pendapatan ini dilakukan mengikut peruntukan yang telah diberikan oleh kerajaan (mata pelajaran atau bukan matapelajaran). Dana mission digunakan untuk menjelaskan atau menampung peruntukan yang tidak mencukupi dari akaun kerajaan atau lain-lain perbelanjaan yang tidak terdapat dalam akaun kerajaan. Perbelanjaan dikawal oleh pengetua dan baki peruntukan yang tidak dibelanjakan akan dimasukkan ke dalam perbelanjaan tahun berikutnya sebagai punca pendapatan tahun berikutnya.
Pengetua juga telah melaksanakan tugasnya dengan baik dalam menguruskan perbelanjaan dan pembayaran terhadap barangan dan perkhidmatan yang dibeli. Begitu juga dengan urusan pembayaran gaji kakitangan kecuali pembayaran gaji kakitangan yang baru dan perubahan gaji kerana kenaikan skill gaji. Buku Tunai untuk akaun kerajaan, akaun suwa dan panjar runcit diuruskan dan diselanggara dengan memuaskan. Persediaan juga dibuat untuk audit akaun sekolah dan dari laporan audit , akaun sekolah ini selalu kemaskini seperti sepatutnya. Pembantu Tadbir dapat mengikuti arahan perbendaharaan seperti yang disyaratkan.
2.2.2 Kumpulan Wang Asrama.
Kumpulan wang asrama merupakan semua terimaan yang berkaitan dengan asrama, sama ada bantuan daripada kerajaan. Dalam konteks ini, apa-apa perbelanjaan yang dibuat daripada kumpulan wang ini hendaklah yang berkaitan dengan asrama sahaja.
2.2.3 Kawalan
Benar dan saksama dalam konteks pengurusan kewangan sekolah adalah merujuk kepada sejauh mana ia mematuhi prinsip-prinsip perakaunan diterima umum, akta-akta serta pekeliling kewangan, Arahan Perbendaharaan , dasar-dasar dan peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan. Setiap urusniaga mestilah dibuat dengan kelulusan dan dibuat atas kepentingan sekolah serta disokong dengan bukti-bukti yang objektif (dokumen sokongan. Perbelanjaan yang dibuat daripada sesuatu kumpulan wang tersebut hendaklah selaras dengan tujuan sesuatu bantuan atau berkaitan dengan kumpulan wang tersebut sahaja).
Kawalan Dalaman adalah merujuk kepada semua langkah-langkah kawalan yang diwujudkan dalam sesebuah organisasi untuk memastikan aktiviti-aktiviti organisasi itu berjalan dengan lancar untuk mencapai matlamat organisasi, melindungi aset-aset serta memperoleh rekod yang tepat dan boleh dipercayai. Kawalan dalaman terdapat dalam pelbagai bentuk, antaranya ialah kaki tangan yang cekap, pertukaran/pusingan kerja, cuti tahunan, penentuan tanggungjawab, pengasingan tanggungjawab, dokumen sokongan sebagai bukti, adanya semakan dalaman semasa penyediaan baucer dan cek oleh kerani dan pengetua, serta pemeriksaan ke atas Buku Vot, baucer, LPO oleh jawatankuasa audit dalaman pada penghujung setiap bulan.
Kutipan Yuran / Derma Dari Pelajar (Dana Mission) dan Penyata Kewangan Sekolah bagi akaun simpanan semasa dan akaun simpanan tetap.
Kumpulan wang Dana Mission merupakan wang yang diterima oleh pihak sekolah selain daripada pemberian bantuan dari pihak kerajaan dan yang berkenaan dengan kumpulan wang asrama. Di dalam konteks SPS, antara puncanya termasuklah kutipan yuran khas, majalah, derma, insurans (takaful) dan yuran bangunan, sewa gelanggang dan sebagainya. Semua wang ini akan masukkan ke dalam akaun sekolah yang terdiri daripada akaun simpanan biasa dan akaun simpanan tetap. Lampiran 5 menunjukkan yuran sekolah yang dipungut pada tahun 2000 dan lampiran 6 menunjukkan lajar kutipan dari bulan Januari hingga Ogos 2000 bagi akaun sekolah atau dana mission.
Lembaga Pengurus Sekolah.
Lembaga pengurus Sekolah merupakan badan tertinggi peringkat sekolah yang menguruskan kewangan. Ia terdiri daripada 6 orang ahli iaitu seorang pengerusi, seorang naib pengerusi dan 4 orang ahli .
2.3 Konsep Buku Vot
Buku Vot ialah sebuah buku bagi merekod semua peruntukan belanja mengurus yang dikawal oleh Akauntan Negara (JAN) . Peruntukan belanja ini mencakupi gaji, elaun kerja lebih masa, KWSP, bonus, penyelenggaraan bangunan, pembelian perabot, pakaian seragam, bayaran elektrik, air, pembentungan, kawalan keselamatan, peruntukan mata pelajaran, LPBT Asrama, bantuan makanan, elaun waden, penyelenggaraan bangunan asrama, pekaian seragam (asrama), tambang percuma, sewaan, kursus motivasi dan elaun pindah rumah . Boleh dikatakan semua peruntukan wang kerajaan akan disimpan oleh JAN.
Peruntukan Vot ini jika tidak dibelanjakan dalam tahun itu akan dikembalikan kepada Pusat Tanggungjawab Induk iaitu Jabatan Pendidikan Negeri . Secara amnya buku vot hampir sama fungsinya dengan Buku Tunai cuma pecahannya sahaja yang berbeza. Setiap awal bulan pihak PTJ perlu menghantar pulangan Vot yang menerangkan kedudukan terakhir kewangan PTJ tersebut. Setiap terimaan atau perbelanjaan direkodkan dalam mukasurat yang sama bergantung kepada "Pecahan Kepala" yang telah ditetapkan.
2.3.1 Petikan Arahan Perbendaharaan Berkaitan Buku Vot.
i. Perkara 95 (AP) menyatakan seperti berikut:
Tiap-tiap pegawai pengawal atau pegawai yang diamanahkan mengawal mana-mana bahagian Maksud perbelanjaan atau kumpulan wang amanah, hendaklah menyelenggarakan sebuah Buku Vot yang menunjukkan dengan jelas pada bila-bila masa mengenai tiap-tiap program dan aktiviti atau projek di bawah mana-mana Maksud Perbelanjaan atau peruntukan di bawah kawalannya:
amaun yang dibenarkan bagi tahun itu, ditolak amaun yang diuntukkan kepada jabatan atau pejabat lain yang dipindahkan kepada program atau aktiviti atau projek lain dan ditambah kepadanya amaun yang diterima seumpama itu.
semua debit dan kredit kepada program dan aktiviti atau kumpulan wang itu mengikut bila ianya berlaku, serta dengan jumlah kemas kini mengenai perbelanjaan bersih.
ii. Baki peruntukan pada setiap masa.
Tanggungan mengikut bila ianya dilakukan. Cadangan bagi membuat peruntukan, pindah peruntukan dan pindahan hendaklah ditanda selesai setakat mana yang diselesaikan. Jumlah kemas kini tanggungan yang belum selesai hendaklah dicatat dan dilaraskan apabila tanggungan berubah
Apabila seseorang pegawai memperakui baucer untuk dibayar atau dilaraskan ia hendaklah menurunkan tandatangan ringkasnya dalam satu ruang yang diperuntukkan khas bagi maksud ini pada catatan yang berkenaan dalam Buku Vot dan memastikan bahawa tanggungan berkaitan jika ada telah ditanda selesai atau dikurangkan. Semua tanggungan yang belum selesai termasuk inden yang belum ditunaikan pada akhir tahun kewangan hendaklah dibawa ke hadapan ke dalam Buku Vot tahun yang baru.
iii. Perkara 143 (b) berkaitan penyesuaian Akaun Vot menyatakan Akauntan Negara sebagai pejabat perakaunan hendaklah menghantar tiap-tiap bulan laporan terperinci akaun vot kepada pegawai pengawal (pengetua), . Pengetua atau wakilnya hendaklah menyesuaikan urusniaga laporan terperinci dari pejabat perakaunan dengan rekod perakaunannya dan menyediakan penyata penyesuaian akaun untuk dikemukakan kepada pejabat perakaunan. Sebarang perbezaan di antara laporan terperinci hendaklah disiasat. Tindakan terhadap perbezaan tersebut hendaklah diambil dan dan pelarasan yang wajar hendaklah dibuat.
2.3.2 Tatacara Menyelenggarakan Buku Vot.
2.3.2.1. Bila terima waran, catatkan perolehan dalam buku vot (peruntukan tahun semasa), mengikut kepala objek.
2.3.2.2. Buat pembelian bagi perkara-perkara yang ada dalam anggaran, mengikut prosedur pembelian seperti biasa.
2.3.2.3. Masukkkan secara lengkap butiran-butiran mengenai pembelian / perbelanjaan tersebut dalam buku vot seperti nama pembekal, no. pesanan dan sebagainya.
2.3.2.4. Sediakan baucer dan hantarkan baucer beserta invois kepada Akauntan Negara .
2.3.2.5. Akauantan Negara akan menyemak baucer-baucer tersebut, jika lengkap dan patuhi peraturan, beliau akan sediakan cek untuk dihantar terus kepada pembekal tanpa melalui sekolah.
2.3.2.6. Di akhir bulan, Akauntan Negara akan menghantarkan satu laporan terperinci (FILMSE) iaitu penyata akaun tentang apa yang dibelanjakan.
2.3.2.7. Pihak sekolah akan menyemak dan membuat penyesuaian dengan buku vot Satu penyata penyesuaian akan disediakan dan dihantar kepada Akauntan Negara .
2.3.3 Kandungan Buku Vot
2.3.3.1. Kandungan Buku Vot adalah seperti di bawah :
2.3.3.1.1. Bil. Urusan Niaga
2.3.3.1.2. Tarikh
2.3.3.1.3. Butir-butir
2.3.3.1.4. Kod PAK / Vot / Jabatan.
2.3.3.1.5. Kod PTJ
2.3.3.1.6. Kod Amanah
2.3.3.1.7. Kod Projek / Setia
2.3.3.1.8. Kod CP
2.3.3.1.9. Kod SODO
2.3.3.1.10. No. Baucer / Rujukan lain / No. kelompok
2.3.3.1.11. DebitKredit
2.3.3.1.12. Tanggungan / Dikenakan / (Dijelaskan)
2.3.3.1.13. Baki peruntukan PTJ / JAN.
3. PERBELANJAAN DAN PEMBAYARAN
Definisi Pembelian Kerajaan ialah membeli barangan atau perkhidmatan dengan penggunakan peruntukan kerajaan. Pembelian perlulah dirancang dan mengambilkira jumlah peruntukan yang akan diperoleh, kuantiti yang diperlukan, kualiti barangan serta khidmat lepas jualan, kesesuaian barang dan yang mustahak sekali ianya patuh kepada Arahan-arahan, peraturan-peraturan serta dasar kerajaan. Dokumen-dokumen yang terlibat ialah borang permintaan, pesanan rasmi (pesanan tempatan), nota serahan, bil atau invois, baucer. Rekod-rekod yang terlibat ialah Buku Vot, Buku Daftar Pembelian dan Pemiutang, Borang-borang stor.
Peruntukan yang diterima dan sedia dibelanjakan untuk aktiviti Pendidikan Menengah seperti lampiran 11 manakala lampiran 12 menunjukkan peruntukan yang diterima untuk aktiviti Asrama.
Definisi Tatacara Pembayaran ialah langkah-langkah yang perlu dipatuhi oleh sekolah untuk melakukan pembayaran bersandarkan kepada Arahan Pembendaharaan yang sedang berkuatkuasa. Pembayaran yang akan dilakukan oleh sekolah ini boleh diambil dari mana-mana peruntukan yang dibenarkan sama ada peruntukan kerajaan atau wang dana mission. Tatacara Pembayaran yang dilakukan oleh Pembantu Tadbir dan disahkan oleh pengetua memenuhi AP. 92 - 110 adalah seperti berikut :
Bil atau invois diterima dalam bulan berikutnya barangan dibekalkan.
Dibayar tidak lewat dari sebulan daripada tarikh menerima invois.
Pesanan Tempatan (LPO) dan invois disahkan dengan sewajarnya oleh pengetua.
Sediakan Baucer Bayaran dan rekod dalam Buku Vot.
Kemaskinikan Daftar Pembelian dan Sipiutang atau Bil.
3.1 Perbezaan Pesanan Dan Pembelian
Pesanan dan Pembelian ialah 2 proses yang berbeza. Pesanan ialah proses memesan barangan atau perkhidmatan yang dikehendaki setelah menimbang keperluan berasaskan mustahak, penting dan utama serta mengambil kira peruntukan sedia ada, kegunaan, stok masih ada, tempat simpanan, tempoh perolehan, pembekal, ketahanan barangan dan pasaran. Setelah semua faktor diambilkira maka pembelian bolehlah dilakukan dengan memesan terlebih dahulu.
Pengetua mengarahkan Pembantu Tadbir melakukan pesanan dengan menghantar Borang Pesanan kepada pembekal. LPO dihantar balik oleh pembekal kepada pihak sekolah. Sekolah membuat pembayaran kepada barangan / perkhidmatan tadi dan penerimaan barangan dari pembekal. Penerimaan akan dilakukan oleh Pembantu Tadbir dengan menyemak butiran dengan LPO dan inbois yang dihantar.
Kecacatan disenaraikan dan diasingkan untuk dikembalikan kepada pembekal. Pengesahan dilakukan di atas LPO dan Invois. Pembantu Tadbir juga akan merekodkan barangan tersebut ke dalam daftar inventori atau stok bergantung kepada jenis barangan tersebut dan seterusnya penyimpanan barangan tersebut ke tempat yang selamat bergantung kepada kategori barangan sangat menarik, menarik dan tidak menarik, ketahanan barangan dan kebahayaan barangan tersebut.
3.2 Dasar Kerajaan Mengenai Pembelian
Kerajaan Malaysia mempunyai beberapa dasar berhubung dengan perkara pembelian ini. Ini bermakna wang yang disalurkan oleh kerajaan haruslah memenuhi dasar tersebut samasa kita membelanjakannya. Antara dasar kerajaan tersebut ialah :
Memenuhi kehendak Dasar Ekonomi Baru (DEB)
Meningkatkan pelaburan asing dan pemindahan teknologi.
Mengutamakan syarikat bumiputera.
Perdagangan dikalangan negera-negara Asean.
Perdagangan timbal balas dan lain-lain.
3.3 Tanggungjawab Pegawal Pengawal / Pengetua
Pengetua yang telah dipertanggungjawabkan untuk menguruskan kewangan kerajaan pada peringkat sekolah haruslah mematuhi Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Jabatan Akauntan Negara dan Pekeliling Kementerian Pendidikan berhubung tatacara kewangan. Sebelum sesuatu pembelian dilakukan, pengetua perlulah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi iaitu :
Memahami dan mematuhi peraturan.
Menentukan peruntukan mencukupi
Membuat perancangan yang lebih awal.
Memberitahu pihak berkenaan mengenai pembelian.
Menyimpan akaun dan rekod-rekod yang diwajibkan.
Menyelia, menyelenggara dan mengawal barangan / perkhidmatan yang dibeli.
Membayar mengikut peraturan yang ditetapkan
Membuat kajian pasaran.
3.4 Proses Pembelian Dan pembayaran
Memaklumkan kepada pembantu tadbir, ketua panitia dan ketua unit untuk mengemukakan keperluan tahunan masing-masing.
Merancang pembelian – menentukan status keperluan, kuantiti dengan mengambilkira peruntukan, kegunaan, stok masih ada, tempat simpanan, tempat perolehan, tempoh perolehan, pembekal, ketahanan barang, dan pasaran
Menentukan cara perolehan, sama ada pembelian melalui kontrak pusat, tunai runcit, pembelian terus, melalui sebut harga atau melalui tander.
Memesan dengan mengeluarkan pesanan tempatan (LPO), mengikut tatacara dan peraturan yang sepatutnya dan memanjangkan kepada pembekal.
Menerima barang, membuat penyemakan dari segi item, kuantiti, ketiadaan kecacatan serta membuat pengesahan penerimaan (pesanan penghantaran)
Mengkategorikan barang , menyimpan di tempat sesuai, serta menyelenggarakan rekod.
Menerima invois, membandingkan dengan pesanan tempatan, menyediakan baucer untuk pembayaran (dalam tempoh sebulan daripada tarikh menerima invois), serta merekod dalam buku vot. Baucer difailkan mengikut kumpulan wang mengikut siri urutan.
Wang Kerajaan
Perbelanjaan wang kerajaan memerlukan beberapa dokumen seperti baucer bayaran, LPO, inbois dan sebagainya. Pembelian ini boleh dilakukan melalui beberapa cara seperti dilakukan oleh sekolah ini iaitu :
Belian Terus
Pembelian Terus iaitu pembelian yang kurang dari RM 20,000.00 dan dipesan dari syarikat yang menawarkan harga yang setimpal / berpatutan dengan kualitinya. Jika nilai belian tersebut melebihi RM 10,000.00 syarikat tersebut mestilah berdaftar dengan Kementerian Kewangan. . Pembelian terus ini hanya melibatkan barangan yang kurang daripada RM20,000.00. Belian terus paling kerap dilakukan oleh sekolah ini. Pembelian ini dilakukan oleh kerani kewangan dengan mengeluarkan LPO kepada pembekal yang membekalkan barangan. Pengetua akan mengesahkan LPO tersebut sebelum diserahkan kepada pembekal. Setelah pembekal menerima LPO yang memerlukan barangan, pembekal akan menghantar barangan dan melengkapkan borang LPO.
LPO tadi akan diserahkan kepada kerani kewangan untuk tujuan pembayaran. Setalah barangan dan LPO diterima satu inbois akan disertakan bersama. Pada inbois satu pengesahan akan dilakukan oleh orang yang menerima barangan tersebut. Proses pembayaran selanjutnya akan dilakukan oleh pembantu tadbir berdasarkan lampiran 13. Lampiran 14 pula merupakan satu contoh penuh bagi pembayaran cara belian terus ini.
Belian Sebutharga
Pembelian Melalui Sebutharga - iaitu pembelian melebihi RM20,000.00 tetapi tidak melebihi RM50,000.00. Pembelian ini memakan masa yang agak panjang kerana prosesnya yang rumit seperti mengeluarkan notis sebutharga, menghantar Lampiran Q kepada pembekal ( tidak kurang dari 5 pembekal), sediakan peti sebutharga, dibuka oleh Jawatankuasa Sebutharga yang terdiri sekurang-kurangnya 2 orang, diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga sekurang-kurangnya 3 orang (salah seorang adalah pengetua), memaklumkan setuju terima kepada pembekal yang telah dipilih / berjaya. Pembelian melalui sebutharga dilakukan terhadap barangan atau perkhidmatan yang melebihi RM10,000 tetapi kurang daripada RM50,000. Biasanya perolehan ini dilakukan berhubung pembaikan asrama atau bangunan, penyelenggaraan kawasan dan sebagainya. Proses sebutharga ini adalah seperti lampiran 15.
Belian Melalui Kontrak Pusat.
Pembelian Melalui Kontrak Pusat iaitu kontrak yang diuruskan oleh Perbendaharaan dengan rasional pembelian secara banyak mendapat harga yang murah. Ini kerana barangan atau perkhidmatan ini akan digunakan oleh semua agensi, mengurangkan waktu menguruskan sebutharga atau tender dan keseragaman atau gunasama. Pembelian melalui kontrak pusat biasanya melibatkan perolehan seperti kertas, makanan basah (ikan) dan kering (barangan dapur) dan sebagainya. Kontrak pusat dilakukan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia atau Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak.
Pembelian berdasarkan senarai harga yang telah dipersetujui antara pembekal denga kerajaan. Tatacara pembayarannya adalah seperti lampiran 16 iaitu membeli beras yang merupakan kontrak pusat dilakukan oleh JPNS untuk bantuan makanan asrama.
Pembayaran Gaji dan Elaun
Penyediaan Lembaran Gaji adalah satu proses untuk mencatatkan segala bentuk amaun yang perlu dibayar kepada semua kakitangan mengikut bulan semasa oleh Jabatan Akauntan Negara (JAN) untuk memasukkan gaji pokok dan lain-lain elaun serta potongan kepada setiap kakitangan yang terdapat di sekolah tersebut melalui arahan pindahan bank (sistem berkomputer).
Penyediaan Lembaran Gaji dilakukan 2 bulan lebih awal dari pembayaran sepatutnya oleh Pembantu Tadbir dan disahkan oleh pengetua. Lembaran gaji ini perlulah sampai ke JAN pada atau sebelum 10hb. bulan tersebut. Segala perubahan gaji dilakukan dengan menggunakan borang Kew.8 (perubahan gaji). Segala perubahan gaji yang berlaku selepas Lembaran Gaji dibuat hanya akan dikemaskini 2 bulan selepas itu. Bagi kes perubahan gaji tersebut, tuntutan pembayaran akan dilakukan oleh Pembantu Tadbir dan akan dimasukkan ke dalam menyata gaji bulan ke tiga atau boleh juga di buat pembayaran melalui Baucer Bayaran. Perubahan gaji yang berlaku terutamanya pembayaran gaji Guru Sandaran Tidak Terlatih (GSTT) dilakukan dengan menggunakan Baucer Bayaran (Kew.304). Mereka akan menerima cek daripada pihak sekolah.
Perubahan Gaji yang biasa dilakukan ialah semasa kenaikan gaji iaitu bulan Januari, April, Julai atau Oktober, Pelarasan Gaji semasa kenaikan gaji, Perubahan Mata Gaji kerana kenaikan pangkat dan potongan (pinjaman perumahan, pinjaman pelajaran, pinjaman kenderaan, pinjaman komputer, Amanah Saham Nasional, Tabung Haji, Koperasi dan sebagainya ) yang dipohon oleh guru-guru.
Pembayaran gaji dan elaun seperti KWSP, Imbuhan Tetap Perumahan (ITP), Elaun Wilayah(BIW), Elaun Perkhidmatan Awam(EPA) dan Elaun Tanggungjawab (ETJ). Pembayaran ini dilakukan oleh pihak sekolah dengan menggunakan beberapa borang seperti kew.8 dan sebagainya. Selain daripada itu, pihak sekolah juga melaksanakan perubahan gaji kakitangan yang mengalami perubahan gaji berkaitan dengan kenaikan gaji tahunan, kenaikan pangkat, dan sebagainya. Prosesnya adalah seperti lampiran 17. Penyediakan pembayaran dan perubahan gaji ini dapat dilihat dalam lampiran 18 manakala pembayaran elaun seperti lampiran 19.
Pembayaran Waran Perjalanan Udara Awam (WPU)
Pembayaran Waran Perjalanan Udara Awam (WPU) dilakukan bagi pegawai-pegawai yang menggunakan kemudahan ini bagi menjalankan tugas rasmi di luar jabatan. Proses ini seperti lampiran 20. Contoh tuntutan oleh pihak Penerbangan Malaysia bersama Waran Perjalanan Udara Awam seperti lampiran 21.
Memohon Peruntukan Tambahan.
Memohon Peruntukan Tambahan dilakukan oleh pihak sekolah sekiranya terdapat peruntukan asal sudah habis dibelanjakan. Peruntukan tambahan ini dimajukan kepada JPNS untuk dipertimbangkan dan diluluskan. Biasanya peruntukan tambahan yang diluluskan berkaitan sewaan, gaji, elaun, pengangkutan dan perjalanan, elaun perpindahan, penyelenggaraan bangunan dan sebagainya. Contoh surat permohonan peruntukan tambahan seperti lampiran 22.
3.2.7 Pembelian Melalui Tender
Pembelian Melalui Tender iaitu pembelian yang melebihi RM 50,000.00. Prosesnya juga rumit seperti mengeluarkan iklan dalam akhbar, diterima dengan sampul berlakri, dimasukkan ke dlaam peti tender, dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender, diluluskan oleh Jawatankuasa Tender dan memaklumkan dan menandatangani setujuterima tender oleh syarikat / pembekal yang berjaya. Contohnya ialah seperti tender membina bangunan tambahan sekolah. Sekolah ini tidak menjalankan pembelian jenis ini kerana kuasa yang diperuntukan adalah terhad kepada perolehan di bawah RM50,000 sahaja.
3.2.8 Pembelian Dharurat
Pembelian Dharurat - iaitu pembelian yang dilakukan semasa kecemasan dengan andaian kelewatan akan menjejaskan kepentingan awam. Prosudur biasa pembelian diketepikan dan tiada had sekatan nilai. Pengetua perlu menghantar laporan kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh sebulan untuk dimajukan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Contoh pembelian ini seperti semasa kecemasan seperti banjir. Sekolah ini belum pernah menjalankan pembelian dharurat setakat ini walaupunm terdapat kuasa untuk berbuat demikian.
Bayaran Balik Wang Awam / Amanah dilakukan apabila berlaku lebihan pembayaran kepada kakitangan yang layak seperti cuti tanpa gaji, cuti separuh gaji, yuran asrama dan sebagainya. Pembayaran ini akan dilakukan melalalui bank berdasarkan kod yang diberikan. Pihak bank akan memasukkan wang tersebut kepada perbendaharaan negara.
Akaun Sekolah / Dana Mission dan Proses Tuntutan Dana Mission
Wang dari akaun dana mission ini diperolehi dari yuran sekolah iaitu yuran khas, yuran bangunan dan yuran kertas iaitu kutipan dari pelajar. Surat kebenaran mengutip wang akan dikeluarkan kepada guru-guru yang terlibat seperti mana arahan dalam AP 69. Wang ini akan direkodkan dalam lajar-lajar pecahan seperti yuran tersebut dan disatukan dalam akaun sekolah. Selain daripada itu, sekolah juga mendapat derma-derma tertentu daripada orang ramai yang dimasukkan juga dalam dana ini. Seorang bendahari dalaman bertanggungjawab menyelia akaun sekolah disamping dibantu oleh pembantu tadbir. Akaun ini boleh diperhatikan dalam lampiran 26.
Akaun Sekolah / Dana Mission boleh dibelanjakan dengan kelulusan Lembaga Pengurus Sekolah, Pengetua atau Penolong Kanan Pentadbiran. Wang yang hendak dibelanjakan melalui proses yang ketat. Seseorang pegawai yang memerlukan wang ini perlulah menyediakan anggaran perbenlanjaan yang lengkap sebelum wang yang dikehendaki akan dikeluarkan. Segala perbelanjaan yang menggunakan wang ini akan disokong dengan resit-resit pembelian. Segala perbelanjaan ini akan disemak oleh bendahari dalaman sebelum direkod dalam lejer tertentu di mana wang dikeluarkan. Proses pengeluaran wang dari akaun ini dilakukan oleh pembantu tadbir dengan disahkan oleh pengetua atau penolong kanan pentadbiran.
Pengurusan Kewangan Peperiksaan
Pengurusan Kewangan Peperiksaan dilakukan oleh Penolong Kanan Pentadbiran dan Setiausaha Peperiksaan serta dibantu oleh guru tingkatan. Guru tingkatan akan memugut wang pendaftaran pepriksaan (PMR atau SPM) daripada pelajar. Setelah selesai pungutan, wang tersebut akan dimasukkan ke dalam akaun sekolah buat sementara dan dikeluarkan bila semua pelajar sudah membayarnya. Kerani kewangan akan mengeluarkan sejumlah wang dan membuat bank draf berdasarkan bilangan pelajar. Bank draf ini akan dimajukan kepada JPN bersama disket pendaftaran peperiksaan pelajar. Bagi pelajar yang tidak mampu mebayar selepas tarikh akhir akan ditampung dengan menggunakan wang dari akaun sekolah / dana mission
Daftar Terima Barangan dan Pelupusan
Daftar Terima Barangan dilakukan apabila sekolah menerima barangan yang dipesan daripada pembekal bergantung kepada jenis barangan yang dibeli sama ada harta modal, inventori dan bekalan pejabat. Kod barangan akan diberi kepada setiap harta modal dan inventori yang diperolehi sebelum ditempatkan ke bahagian yang membelinya. Proses ini akan dilakukan oleh pembantu tadbir atau ketua panitia. Pelupusan pula dilakukan mengukut prosidur yang ditetapkan oleh perbendaharaan. Pelupusan barangan yang biasa dilakukan seperti pelupusan barang-barang makmal dan pelupusan kerusi meja. Prosesnya adalah seperti lampiran 29.
Elaun-Elaun Dalam Perkhidmatan
Oleh kerana sekolah ini adalah PTJ sendiri, maka tidak ketinggalan juga untuk membayar elaun-elaun yang layak kepada guru-guru yang menjalankan tugas rasmi menggunakan peruntukan pengangkutan dan perjalanan. Pemberian elaun ini tidak tetap dan mengikut arahan dari masa ke semasa.
Asas Pemberian Elaun
Perkara-perkara berikut merupakan asas kepada pemberian elaun dalam perkhidmatan awam termasuk guru-guru di sekolah. Antara asas-asas tersebut ialah :
Pemberian elaun merupakan satu keistimewaan yang diberi untuk mendorong anggota berkhidmat dengan lebih cemerlang.
Berasaskan 4 prinsip yang meliputi tidak sejagat (bergantung kepada status anggota), tidak kekal (menentukan elaun dibayar secara sementara), tidak biasa (diberi dalam keadaan tertentu) dan kesaksamaan (diberi kepada anggota yang layak secara adil).
Kriteria Pemberian Elaun bersandarkan kepada kepakaran, kemahiran, kepentingan sesuatu perkhidmatan, bayaran balik perpelanjaan, tanggungjawab tambahan, kos sara hidup, resiko kerja, kesusuhan, galakan dan keanehan tugas atau perkhidmatan.
Kebiasaannya elaun Imbuhan Tetap dan Bayaran Insentif telah dimasukkan terus ke dalam penyata gaji. Elaun yang biasa dituntut oleh guru dan kakitangan di peringkat sekolah seperti berikut :
Elaun Tugas Bertugas Rasmi seperti Bayaran Sewa Hotel / Elaun Lojing. Elaun Makan, Elaun Lojing Dreber, Elaun Perjalanan Kenderaan, Elaun Harian, Elaun Basikal, Elaun Perjalanan Motobot / Motosangkut.
Elaun Bertukar atau Berpindah Rumah meliputi elaun perbelanjaan pengangkutan barang-barang, tambang pegawai/keluarga, tambang orang gaji, elaun makan hari bertukar, bayaran sewa hotel / lojing semasa bertukar, pemberian perpindahan, tuntutan perbatuan semasa bertukar dan elaun pindah rumah berdasarkan pekeliling
Elaun-elaun kerana berkursus meliputi elaun-elaun yang layak seperti Elaun kursus latihan yang diakui, elaun tanggungan keluarga, tamang pengangkutan barang-barang, tambang perjalanan (elaun perjalanan kenderaan atau pengangkutan awam) seperti Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 Tahun 1995.
Bantuan Menguruskan jenazah dibrikan kepada waris terdekat di mati dengan kadar RM1000.00 dan bayaran pengangkutan jenazah sekiranya kenderaan jabatan tidak digunakan. Kemudahan ini diperolehi semasa pengenalan Sistem Saraan Baru (SSB).
Elaun Lebih Masa biasanya tidak terdapat di sekolah kecuali arahan khusus dikeluarkan oleh PTJ untuk membayar elaun ini kepada pegawai-pegawai yang layak atas sebab tugas-tugas yang mendesak dan segera. Setakat ini guru-guru belum dapat menikmati kemudahan ini kecuali para kerani dan pegawai-pegawai di jabatan.
Kemudahan Perjalanan seperti kemudahan perjalanan dengan kapalterbang, tambang pengangkutan awam, elaun tambang gantian, tambang perjalanan bagi penempatan selepas lantikan pertama, tambang berkursus di Malaysia , tambang berkursus sebarang laut, tambang calon perkhidmatan kerajaan dan elaun tambang keluarga pegawai berkursus.
Elaun Bertugas Di Seberang Laut meliputi elaun-elaun yang layak seperti elaun pakaian panas, elaun makan dan sewa hotel dan elaun runcit.
4. AUDITAN
Auditan yang dilakukan di sekolah ini dilakukan dalam 2 bentuk yang berasingan iaitu audit luar dan audit dalam.
Audit Luaran
Audit luar tidak akan datang ke sekolah membuat auditan tetapi auditan yang dilakukan lebih tertumpu di JAN . Berdasarkan baucer bayaran yang dibuat oleh pihak sekolah, bahagian audit dapat mengesan kelemahan sistem kewangan sekolah. Audit yang dilakukan hanya melibatkan wang peruntukan kerajaan sahaja. Biasanya tiada masalah yang akan dihadapi kerana setiap pembelian dan pembayaran telah disemak terlebih dahulu oleh JAN sebelum sesuatu pembayaran dilakukan atau diluluskan oleh JAN. Pembayaran tidak akan dibuat oleh JAN sekiranya dokumen yang disertakan tidak lengkap atau tidak mengikut tatacara kewangan masa kini.
4.2 Audit Dalaman
Auditan dalaman lebih menumpukan kepada wang dana missin sahaja. Seorang bendahari dalaman dan pembantu tadbir yang bertanggungjawab terhadap akaun ini akan menyediakan keperlan auditan kepada 2 orang guru yang dilantik pada hujung tahun. Akaun ini sebelum diaudit akan disahkan oleh Pengetua dan Penolong Kanan Pentadbiran. Segala perbenlanjaan akan ditunjukkan dalam lajer dan disokong dengan resit-resit pembelian dan penerimaan.
5. TUTUP AKAUN
Tutup akaun bagi sekolah mission ini dilakukan melalui 2 cara yang berbeza. Perbezaan ini berlaku disebabkan cara pengurusan kewangan yang diamalkan. Penutupan ini melibatkan wang dana mission dan wang peruntukan kerajaan. Tarikh akhir tutup akaun bagi kedua-dua wang peruntukan ini berakhir pada 31 Disember setiap tahun. Terdapat 10 hari lagi selepas 31 Disember bagi peruntukan kerajaan yang boleh dilakukan pembayaran dikenali sebagai "Akaun Boleh Bayar". Walaupun demikian, pembelian tersebut mestilah dilakukan sebelum 31 Disember tahun tersebut. Penutupan akaun bagi peruntukan kerajaan dilakukan oleh JAN dan JPN.
Pihak sekolah tiada banyak urusan dalam penutupan akaun kerana semuanya diuruskan oleh pihak yang mengawal pembayaran. Tugas sekolah hanya sekadar menyediakan laporan seperti lampiran 30 yang menunjukkan baki terakhir vot sekolah ini. Penutupan akaun bagi dana mission pula dilakukan diperingkat sekolah. Penutupan akaun dana mission hanya memerlukan pengesahan dari kerani kewangan dan Pengetua atau Penolong Kanan Pentadbiran.
Tugas Jabatan Akauntan Negara.
Jabatan Akauntan Negara melalui penyata yang disahkan oleh pihak sekolah setiap bulan akan membuat pulangan baki waran yang masih ada berdasarkan pecahan objek ke JPN
Tugas Jabatan Pendidikan
Tugas Jabatan Pendidikan Negeri akan mengumpul semua baki peruntukan ini dari semua sekolah sebelum memulangkan baki peruntukan ini ke Kementeriaan Pendidikan Malaysia. JPN juga akan menyemak baki peruntukan yang diagihkan berdasarkan pulangan vot yang dikirimkan kepada mereka setiap awal bulan
Rencana ini adalah merupakan maklumat tambahan. Ia dipetik dan disunting dari Laman Web.Ada beberapa perkara yang tidak diamalkan diJPN Kedah atau telah ketinggalan. Bagi Sekolah-sekolah di JPN Kedah sekiranya terdapat sebarang keraguan dan kemushkilan sila rujuk semula di Unit Kewangan Dan Akaun.
Rencana Asal : http://www.geocities.com/padeat68/Kajian_kes_SPS.htm